مقدمه اي بر ACCESS

         ما در عصري زندگي مي كنيم كه  آن را عصر اطلاع رساني يا قرن ارتبا طات مي نامند لذا مي توان اذعان كرد كه كامپيوتر بهترين ابزار ارتباطي در اين عصر مي باشد. امرزه كامپيو تر نه تنها به عنوان يك وسيله شخصي يا ابزار گروهي مورد استفاده قرار مي گيرد بلكه به عنوان يك وسيله ارتباطي مهم در جهان مطرح مي باشد به همين دليل است كه كاربرد آن روزبه روز در جهان گسترش مي يابد به گونه اي كه در همه كشورهاي  جهان از جايگاه ويژه اي برخوردار مي باشد.

        مديريت و موفقيت در دنياي امروز نياز به رجوع به آمار دقيق دارد. آمار و اطلاع رساني در دنياي امروز كليد اصلي فتح مشكلات مديريتي مي باشد. لذا مديران همواره بدنبال ابزاري جهت رسيدن به اين مقصود بوده اندبه همين جهت كامپيوتر ابزار بسيار مطلوبي براي اين منظور مي باشد. اما برنامه نويسي كاريست دشوار وتخصصي و نمي توان گفت كه يك مدير يك برنامه نويس كامپيوتري نيز باشد تا بتواند برنامه هاي خود را براي اعمال مديريت صحيح بنويسد و يا از برنامه نويسان بخواهد براي منظورهاي مختلف او برنامه بنويسند.همين ضرورت ها بود كه منجر به ايجاد برنامه هاي بانك اطلاعاتي گرديد.برنامه نويسي با بانكهاي اطلاعاتي كاريست تخصصي ودر كوتاه مدت تحقق پذير نمي باشد. برنامه هاي مديريتي  ACCESS , EXCEL  اين نياز مبرم مديران را برطرف مي نمايد.

       ACCESS  يكي از قدرتمندترين نرم افزارهاي مديريت بانك اطلاعاتي در محيط ويندوز است. ابن نرم افزار داراي امكانات منحصر به فردي است كه طراحي سريع بانكهاي اطلا عاتي پيچيده راحتي براي كاربران مبتدي ممكن مي سازد. به طور اسمي ACCESS  به مفهوم فراهم كردن ويژگيهاي  مفيد عمومي تري مي باشد.كه اين كار به طور كامل و جالبي انجام ميدهد. با وجود اين هر كاربريا سازماني به نيازها ي خاصي  محدود بوده و آن نيازها را با بكار گرفتن جدولها , فرم ها , گزارشها و پرس وجوها  پردازش مي كند.

تاريخچه بر ACCESS:

        رشد نرم افزار و سخت افزار كامپيوتر توسط چندين توليد كننده و از سال 1950  كه اولين كامپيو ترهاي الكترونيكي را Honeywell  بوجود ‌آورد ادامه پيدا كرده است.اتقال از يك محصول به مرحله بعد به طور واضح ودر سالهاي قبل تعريف شده است. به عنوان مثال از مر حله’ لامپهاي خلأ به ترانزيستورها و سپس در مرحله’ بعدي به مدارات مجتمع I C)) به طور رو’يايي و كا ملاََ غير باور مي باشد.

        تكنولوژي برنامه نويسي نيز رشد كمي نداشته است. در اولين نسل برنامه نويسان دستورات را به صورت كد ماشين وبه شكل اعداد وارد مي كردند.حداقل انتظاري كه آنها داشتند استفاده از اعداد مبناي ده به جاي كد دودويي, قابل فهم كامپيوتر بود. دومين نسل  دنياي زبانهاي اسمبلي را باز كرد كه براي هر مدلي از كامپيوتر متفاوت بود. كد عددي ماشين با كدهاي سه حرفي جايگزين شده بودكه بخاطر سپردن آن براي انسان آسانتر است.

        در سال 1950 سومين نسل زبانهاي برنامه نويسي بوجود آمد

COBOL ( Common  Business  Oriented  Language )

FORTRAN( FORmula  TRANslation )

BASIC( Beginners  ALL_purpose  Symbolic  Instruction  Code )

وچند تاي ديگر كه در سالهاي 1950 الي 1960 ايجاد شدند .مترجمها ومفسرها كد سطح بالا را به دودويي براي استفاده’ ماشين ترجمه وتبديل مي كردند.

         BASIC  در دانشكده  Dartmouth  در سال 1960 براي كاربرد دستوري توسعه داده شد كه يك زبان زير برنامه اي و متعارف مي باشد. هر دستوري كه وارد مي شود بلا فاصله تفسير واجرا مي شود. Visual  Basic  شي’ گراامروزي كاملاََ متفاوت مي باشد . برنامه نوشته شده در  VB  ابتدا ترجمه شده سپس مانند يك نرم افزار اجرا مي شوند.

        چهارمين نسل زبانها اغلب به 4GLS  اشاره داشتند وبرنامه هاي كاربردي پيشرويي بودند كه بين كاربر وبرنامه اصلي واسطه بودند. ACCESS  مثالي از يك زبان نسل چهارم  زبانها است. اين كدي را در اين زمينه براي حمل چيزي كه شما به آن محاوره مي گوييد ايجاد مي كند.كد ايجاد شده مجري رويداد بوده و هنگام اجراي برنامه چيزي اجرا نمي شودمگر اينكه اتفاقي رخ دهديعني اينكه كاربرروي دكمه اي  فشارداده يا اشاره گر ماوس را جابجا كند.     

        پنجمين نسل كمي مبهم تر مي باشد اين شامل سيستم هاي حرفه اي تر و بر پايه دانش و هوش مصنوعي و ماشين هاي ترجمه كننده زبان مي باشد.سيستم هاي حرفه اي تر مانند برنامه هاي تشخيص پزشكي يا اكتشا فات نفت كاملاََ موفق بودند.بيشتر محققين به فكر ايجاد كامپيوترها و برنامه هايي هستند كه به خوبي انسان فكر كرده ودليل بياورد . در سال 1981 ژاپن ادعا كرد كه با توسعه پنجمين نسل كامپيوترها مي توانند تمام دانش بشري را گرفته و ذخيره كند.اين ابر كامپيوتر هاي هوشمند قادر خواهند بود كه يادگرفته , پاسخ داده وتصميم بگيرند.آنها همچنين قادر خواهند بود با انسانها به زبانهاي طبيعي محاوره كرده و تصاوير را درك نمايند.

ايجاد برنامه هاي كاربردي براي كاربر نهايي

        ويژگي مهم PC   هميشه به لحاظ سادگي نسبي توليدبا استفاده از برنامه هاي كاربردي مي باشد.برنامه نويسان PC با تواناييهاي بالا برخلاف همكاران آنها در سيستمهاي بزرگتر در حال افزايش مي باشند.برنامه نويساني روي كار آمدند كه مستند سازي و كنترلهاي بيشتري را روي PC بوجود آوردند.مشكلات كليدي در توليد برنامه هاي كاربردي نه تنها شما بايد به كارمند فني خود بلكه به مشتري ) (CUSTOMER خود نيز مديريت مي كند.بدست آوردن رضايت مشتري از محصول بسيار مهم مي باشد.يكي از دلايلي كه افراد ميلي به اجراي برنامه كاربردي گذشته ندارند اينست كه چنين برنا مه هايي پراز كد هاي پيچيده مي باشندو خواندن كد و فهم منطق آن را غير ممكن مي سازد.

1- نحوه’ ارتباط با مشتري:

        هنگام ايجاد يك برنامه كاربردي بزرگ گردآوري ليست تمام مسائل ومشكلاتي كه ممكن است پيش بيايندغير ممكن مي باشنديعني هيچگونه محدوديتي در مشكلاتي كه ممكن است در توليد هر سيستم پيش بيايد وجود ندارد.اما در تمام حالات مشكلاتي كه معمولاََ توليد ميتواند ايجاد نمايد يك مشكل اساسي مي باشد: ارتباط بين كارمند توليد ومشتري

2:ACCESS  به عنوان يك برنامه كاربردي:

        ACCESS  باهوش بوده وبه طور كلي برنامه’ كاربردي مجتمعي براي كاربرد خاص مي باشد. ولي هنوز هم براي اختصاصي كردن بعضي از چيزها نياز به برنامه سازي مي باشد.ACCESS سه زبان برنامه نويسي را به كارگرفته تا امكان اضافه كردن چيزهاي جالب به يك برنامه كاربردي را فراهم آورد.

        End  User (كاربر نهايي) اصطلاحي است كه اغلب براي توصيف شخصي كه نياز به استفاده از كامپيوتر براي مديريت بانك اطلاعاتي يا ساير موارددارد, بكار برده مي شودو نه تنها براي كسي كه زماني را صرف يادگيري تمام موارد و پيچيدگيهاي سيستم مي كند.بنابراين ,يك Developer  شخصي است كه زماني را براي ايجاد سيستمي كه در ظاهر و خارج ساده بوده ولي در درون كاملاََ پيچيده است,صرف مي كند.يك برنامه كاربردي كاربر نهايي ,جابجايي ساده از طريق تمام فعاليتهاي كامپيوتر ي سازمان را فراهم كرده و به سرعت و به طور مناسب به عمليات كاربر پاسخ مي دهد.همچنين برنامه نويس تمام شرايط خطا را در نظر مي گيرد كه اين خطا ممكن است توسط كاربر, دادهاي اشتباه يا خود سيستم بروز كند.

 نمايش اطلا عات در ACCESS

        كادرهاي پيغام بخش مهمي از يك برنامه كاربردي مي باشند.اگر چه پيغام موجود در شكل جالب مي باشند اما كادرهاي پيغام اطلاعات مفيدي درباره’ فعاليت جاري را فراهم كرده ويا دليل بروز خطا را شرح مي دهند. در حالي كه كاربر مي خواهد ركورد يا مقداري را حذف كند, يك پيغام ممكن است از او براي تأ ييد حذف, سوًال كند.كادرهاي پيغام نياز به ورودي از طرف كاربر را ندارند.يك كادر پيغام ممكن است شامل سه دكمه فرمان يا برجسب هاي مختلف مثل  Ok,Cancel,Retry و غيره باشد. كادرهاي پيغام مي توانند انتخابي از آيكن ها  را نمايش داده و همچنين داراي يك گزينه شخصي در نوار عنوان باشند.

        لذا كادرهاي محاوره اي با كادرهاي پيغام تفاوت داشته و نياز به پاسخ كاربردارند. كادرهاي محاوره اي سوًالاتي را مطرح كرده ,گزينه هايي را پيشنهاد و اطلاعات اضافي را درخواست مي كنند.

 موضو عات  ACCESS

        به طور كلي عبارت Object اشاره به يك عنصر از برنامه كاربردي دارد.درحقيقت, خودبرنامه كاربردي ,موضوعي است كه شامل تمام موضو عات ديگر مي باشد.در ACCESS شكل موضوعات به صورت سلسله مراتب بوده و با برنامه كاربردي شروع شده و به كنترلهاي جزيًي تري كه فرمها و گزارشها را ايجاد مي كنند,ختم مي شود. بيشت برنامه هاي كاربردي شامل چندين فرم ,گزارش ,ماژول هستند. هنگامي كه يك يا چند فرم باز مي شوند,گروه فراخواني شده مجموعه اي از فرم ها مي باشد.فرم ها بر اساس تر تيبي كه باز شده اند ,شاخص بندي شده و با 0 شروع مي شوندبه عنوان مثال اولين فرم باز شده به صورت form (0) شاخص بندي شده است.كه form نام مجموعه و 0 نشان دهنده’ اين است كه اين فرم ابتدا باز شده و هنوز هم فعال است .فرم هاي بعدي به صورت form(1),….    شاخص بندي مي شوند.

: ماكروهاو ماژول ها:

        ماكروها و ماژول ها از موضو عات اصلي بانك اطلا عاتي ACCESS مي باشندكه چگونگي وظايف برنامه هاي كاربردي را تعيين مي كنند.ماژول مجموعه هايي از زير روالها هستند كه به كل برنامه’ كاربردي يا به يك فرم يا گزارش خاصي مر تبط هستند.شباهت بين ماكروها و ماژول ها اين است كه به طور واقعي هر دو نوع موضوع چگونگي پاسخگويي برنامه كاربردي به رويدادها را تعيين مي كنند.اختلاف اصلي و عمده در پيچيدگي و قابل درك بودن آنها مي باشدماكروها ليستي از عمليات مي باشندكه هر كدام در يك لحظه بدست مي آيند.يك ماكرومي تواند شامل بعضي از عبارات شرطي نيز باشد.

        ماكروها مي توانند چندين وظيفه مفيد رادر يك برنامه كاربردي اجرا كنند,مثل موارد زير:

        ·          ركوردهاي قوي تري وقابل انعطاف يا قواعد درستي فيلد را براي يك كنترل تنظيم كنند.

        ·          يك پيغام خطاي شخصي را براي انواع مختلف خطا هاي ورود داده نمايش دهند.

        ·          همزمان كردن ركوردهاي موجود در فرمهاي وابسته كه اطلاعات همان ركورد را در تمام فرم ها و به صورت همزمان ظاهر مي كند.

        يك ماژول مجوعه اي از عبارات, تعاريف زير برنامه هايي است كه با هم در بانك اطلا عاتي ذخيره مي شوند.ACCESS شامل دو نوع ماژول است كه عبارتند از : Class,Standard

ماژول Class به ماژول هاي فرم يا گزارش تقسيم مي شوند. ماژول هاي Standard كه قبلاََ ماژول هاي global  ناميده مي شدند,شامل زيربرنامه هايي هستند كه بطور مستقيم با يك گزارش يا فرم هم گروه شده اند.

جدولها در ِACCESS:

        اولين گام در ايجاد يك برنامه كاربردي ايجاد جدولهاست . هر چيزي كه به بانك اطلاعاتي ,وارد و از آن بازيابي مي شود,بايستي ابتدا در يك جدول باشد.تمام اطلاعات مورد نظر براي بانك اطلاعاتي را از قبل در جداول تقسيم بندي كنيد.اين محيط امكان وارد كردن جدولها از محيطهاي   Excel,HTML,Dbase,Dbase IV, … را دارد.همچنين اين محيط امكان پيوند دو يا چند جدول را به ما مي دهد.

برنامه نويسي با ACCESS

        ACCESS با سه زبان برنامه نويسي به صورت روان در ارتباط است:

SQL (Structured Query Language ) و ماكروها و Visual  Basic  براي  VBA  . Application  زباني ايت كه ACCESS  در پشت صحنه در طراحي پرس وجو بكار مي برد.

VBA يك زبان خيلي جامع وپيچيده است كه مي تواند براي اجراي هر چيزي تقريباََ همزمان با اجراي برنامه كاربردي ,مورد استفاده قرار گيرد. اين زبان شامل موضوعات,مجموعه ها ,رويدادها,روشها,زير برنامه,عبارات وويژگيها مي باشد.

برنامه نويسي شئ گرا

       در زبانهاي روالي مثل فرترن و كوبول,برنامه كاربردي پردازش را اجرا مي كند.عبارات برنامه تعيين مي كنند كه چه اتفاقي بعداََ رخ مي دهد.اگر هيچ اتفاقي رخ ندهد,رويدادي بوجود نمي آيد.در اجراي يك برنامه رويدادي جز،به جز، شروع شده تا پايان برنامه پيش برود.اين برنامه ممكن است كه توابع و زير برنامه ها را فراخوني كرده و برنامه را به انشعابات مختلفي تقسيم مي كند.با يك برنامه رويدادي ,عمل كاربر يا بعضي از رويدادهاي سيستم,كاري را انجام مي دهند.كاربر احساسات و پاسخها ي كد را نگه مي دارد.در زبانهاي شئ گرا مثل VBA , سه قسمت و بخش ضروري وجود داردكه عبارتند از:

موضو عات , رويدادها و روشها

        طبق آنچه كه قبلاََ گفتيم براي ايجاد يك برنامه كاربردي عناصري چون :جداول, فرمها, كنترلها, گزارش ها وپرس وجوهاو… هنگامي كه يك اتفاقي براي يك موضوع رخ مي دهد آنرا يك رويداد مي نامند.

ايجاد برنامه كاربردي از يك بانك اطلا عاتي

        اولين چيزي كه هنگام طراحي يك سيستم بانك اطلاعاتي جديد در نظر گرفته مي شودتمام روشهايي است كه كاربر مي خواهد براي استفاده از يك بانك اطلا عاتي بكارببردو تشريح تمام خروجيهاي سيستمي باشد.تعيين مي كند كه چه نوع گزارشهاي را مي توان مورد استفاده قرار دادو چگونه اطلا عات بايستي فيلتر,گروه و خلاصه شوند.رابط كاربر بايستي به دقت وبا در نظر گرفتن كاربر نهايي ايجاذ شود.يك كاربر مبتدي بايستي در تمام مراحل مختلف,راهنمايي شودكه اين كار با راهنمايي در فرم ها,پيغام هاي كمك و هشدارهاي بروز خطا انجام مي گيرد.

        براي ايجاد يك برنامه كاربردي هفت مرحله احتياج مي باشد:

اولين مرحله تجزيه و تحليل دادهاي مورد نياز و چگونگي ارتباط عناصر باهم ديگرمي باشد.

دومين مرحله ايجاد واقعي جدولها,تعريف شاخصها,فيلدهاي مورد نيازو قاعد درستي داده ها است.اگر هر كدام از فيلدها را بتوان به جدول جستجو پيوند زد اينها نيز تعريف مي شوند.بعد از كامل كردن تعريف جدولها ,دادهايي به اندازه كافي اضافه نماييدتا قادر باشيد برنامه خودراآزمايش كنيد. سومين مرحله  طراحي فرم ورويداد هاي اصلي است .فيلدهاي موجود در فرم بايستي به دقت در يك ترتيب منطقي مرتب شده و همراه با برچسبهاي معني دار براي كمك به جلوگيري از بروز خطا هاي ورودي مي باشند.

        مرحله چهارم, ماكروها زير روالهاي رويدادي و توابع به طراحي فرم اضافه مي شوندبنابراين آنها به طور متناسب با عمليات كاربر,اجراخواهند شد.مرحله پنجم ,فرم ها و گزارشهاي اضافي به گزارش اضافه مي شونداين مي تواند شامل فرم هاي جستجوبراي بازيابي اطلاعات انتخاب شده,فيلتر شده و ذخيره شده باشد.مرحله ششم,اضافه كردن ويژگيهايي است كه تمام قسمتها را به هم مر تبط مي كند مثل دكمه هاي فرمان,منوها و نوار ابزارهاي شخصي و فرم هاي بازشوبراي ورود كاربر.هفتمين مرحله,ايجاد يك مرحله شروع مثل صفحه’ هدايتي اصلي است كه به كاربر امكان مي دهد كه در مرحله’بعدي چه كار بكنند.

نتيجه اي برACCESS

        اگر به روزهاي قبل برگرديد يك شخص غير كامپيوتري سيستمي را براي مديريت بانك اطلاعاتي مهم مي خواست,او بايستي يك برنامه نويس با دستمزد بالايي را استخدام مي كرد.اما با سود بردن از ابزارهايي مثل Wizard هر كسي با كمي مهارتدر برنامه نويسي تصوير روشني از نيازها مي تواند يك برنامه كاربردي جالبي رادر مدت كوتاهي ايجاد نمايد.